Skip to content

Nasze artykuły

Relacja z konferencji Business Meeting Planner Summit 2023

Za nami konferencja Business Meeting Planner Summit 2023, która odbyła się 9 lutego w przepięknym, zabytkowym pałacu hrabiego Henckel von Donnersmarck w Nakle Śląskim. W wydarzeniu wzięło udział ponad 120 osób, chcących poznać lepiej tajniki projektowania i organizowania angażujących eventów.

Zobacz, w jaki sposób połączyliśmy dostarczanie wiedzy teoretycznej z praktyczną stroną tworzenia wydarzeń biznesowych!

Konferencja Business Meeting Planner Summit 2023

Podczas tegorocznej konferencji uczestnicy wzięli udział w kilku panelach, które związane były z najważniejszymi według nas kwestiami i etapami związanymi z organizacją eventów: zaangażowaniem, projektowaniem oraz planowaniem. Wydarzenie moderował Miłosz Stanisławski, zapowiadając kolejno prelegentów: Barbarę Świderską, Krzysztofa Celucha oraz Piotra Buckiego.

Nasi prelegenci i ich wystąpienia

Barbara Świderska, gospodarz wydarzenia i właścicielka agencji Dream Events podziękowała na wstępie partnerom konferencji. Podkreśliła, że jako agencja eventowa nie są w stanie mieć wszystkich zasobów w swoich strukturach, dlatego chętnie angażują inne podmioty oraz ludzi w organizowane wydarzenia.

Krzysztof Celuch – jako naukowiec – nie mógł zacząć inaczej, niż zapraszając uczestników do udziału w projekcie badawczym. Następnie przeprowadził gości przez 10 trendów w organizacji wydarzeń na rok 2023.

Piotr Bucki opowiadał o wykorzystywaniu badań z różnych dziedzin nauki, takich jak psychologia czy socjologia podczas projektowania wydarzeń, a w konsekwencji do budowania w ich uczestnikach zaangażowania.

Połączenie teorii z praktyką podczas organizowania eventów

Głównym celem konferencji było oczywiście dostarczenie uczestnikom dużej dawki wiedzy. Jednak jako agencja eventowa nie mogliśmy stworzyć wydarzenia, które nie łączyłoby w sobie solidnej porcji teorii, opartej na aktualnym stanie wiedzy i badaniach, z praktycznymi rozwiązaniami i trendami w projektowaniu wydarzeń.

Wszystkie 3 obszary, o jakich opowiadali nasi prelegenci, czyli zaangażowanie, projektowanie i planowanie, znalazły odzwierciedlenie w praktyce. W ten sposób uczestnicy mogli na własnej skórze poczuć, jak w ciekawy sposób można przekuć wiedzę w użyteczne rozwiązania.

Po pierwsze: zaangażowanie

Już na samym początku wykorzystaliśmy element zaskoczenia. Drzwi konferencji otworzyła grupa teatralna, odgrywająca role członków rodu Henckel von Donnersmarck – śląskich magnatów ziemskich i przemysłowych. Nawiązując do wyjątkowej lokalizacji wydarzenia, chcieliśmy zaprojektować doświadczenie gości i zaangażować ich do współudziału w konferencji.

Podczas lunchu pomiędzy prelekcjami uczestnicy wydarzenia mogli wziąć udział w wyjątkowej grze z aplikacji Tropiciel. Rozgrywka była związana z odkrywaniem smaków i zapachów, co łączyło się doskonale z porą obiadową. Nagrodą za poprawne wykonanie 2 zadań były 2 bilety na koncert wokalisty Michaela Bublé.

Elementem angażującym uczestników była również debata, którą moderowała red. naczelna Meeting Planner – Magdalena Kondas. Dyskusja opierała się o interaktywne zadawanie pytań i odpowiedzi uczestników poprzez specjalną aplikację, co również było elementem budowy zaangażowania.

Goście konferencji mieli także możliwość zrobienia własnoręcznie bransoletki na jedwabnych niciach. Ta część wydarzenia miała na celu zagwarantować uczestnikom poczucie, że stworzyli coś samodzielnie, własnymi rękoma – tzw. efekt IKEA. Zgodnie z nim wartość własnoręcznie stworzonych przedmiotów okazuje się być dla ludzi znacznie wyższa niż takich, które mogą kupić gotowe. Ponadto taka bransoletka pozostanie doskonałą pamiątką wydarzenia.

Po drugie: projektowanie

Każdy etap Business Meeting Planner Summit 2023 był skrupulatnie zaprojektowany. Poranny bufet nie oferował jedynie przekąsek, ale również ciekawy element zaskoczenia. Przekąski były inspirowane różnymi zakątkami świata, w tym: Maroko, USA, Portugalią czy Włochami.

To właśnie na etapie projektowania powstały pomysły ze stworzeniem gry interaktywnej. Jej przeprowadzenie miało wymiar nie tylko angażujący uczestników, ale stanowiło dla nas także obszar badawczy. Za pomocą gry weryfikowaliśmy, czyli goście chętnie dadzą się wciągnąć w zabawę. Okazało się, że wzięło w niej udział ponad 80% uczestników konferencji!

Elementem łączącym w sobie etap projektowania oraz wymiar doświadczania był występ muzyczny Karoliny Leszko, która wystąpiła wraz ze swoim zespołem: pianistą oraz kwartetem smyczkowym. Pomiędzy utworami Karolina zrobiła mini standup, który rozbawił gości i pozwolił stworzyć pomiędzy nią a uczestnikami solidną nić porozumienia.

Po trzecie: planowanie

Całe wydarzenie wymagało od nas nie tylko dużego zaangażowania na etapie projektowania, ale również odpowiedniego planowania. Dotyczyło ono przede wszystkim kwestii organizacyjnych, takich jak zaplanowanie poszczególnych części konferencji, zaproszenie gości, a także pilnowanie na bieżąco odpowiedniego przebiegu wydarzenia.

Ważne było dla nas również to, by zaangażować uczestników, ale jednocześnie ich nie przemęczyć. W tym celu dostosowaliśmy odpowiednią dawkę atrakcji, zachowując bezpieczną równowagę pomiędzy dostarczaną wiedzą a ciekawymi urozmaiceniami.

Podczas planowania każdego z wydarzeń posługujemy się doświadczeniami z naszych poprzednich eventów. Aby móc w przyszłości tworzyć jeszcze lepsze konferencje, zorganizowaliśmy wśród naszych uczestników ankietę, która pomoże nam przeanalizować m.in. ślad węglowy, który powstał podczas wydarzenia.

Bądź na bieżąco z kolejnymi wydarzeniami Dream Events!

Konferencję Business Meeting Planner Summit 2023 uznajemy za udaną. Wielu uczestników do dziś zwraca się do nas z pozytywnymi słowami po wydarzeniu. Udowodniliśmy po raz kolejny, że nasze eventy dostarczają nie tylko wiedzy, ale również niezapomnianych przeżyć!

Dla nas to jednak nie koniec, a dopiero początek. W planach mamy już kolejne konferencje, nad którymi pracuje cały nasz zespół. Zachęcamy do śledzenia nas w sieci na bieżąco i wzięcia udziału w kolejnych organizowanych przez nas wydarzeniach.